Cómo preparar documentos para una presentación electrónica

Antes de presentar electrónicamente sus formularios de la corte, verifique que estén listos para cargar en MiFILE. Si la corte no los puede abrir, o el tipo de archivo es incorrecto, la corte puede rechazar su presentación. Para obtener más información sobre presentaciones rechazadas, lea Razones por el rechazo de presentaciones electrónicas y cómo arreglarlas. Lea este artículo para saber cómo preparar sus documentos para una presentación electrónica.

Este artículo brinda un resumen de los estándares de presentación electrónica de la Oficina administrativa de la corte estatal (SCAO, por su sigla en inglés). Consulte los estándares de presentación electrónica de SCAO para ver los requisitos completos.

Verifique que los archivos de sus documentos sean de uno de los tipos aceptados

Puede saber cuál es el tipo de archivo mirando las letras después del punto en el nombre del archivo. Por ejemplo, un archivo llamado “demanda.pdf” es de tipo PDF, y un archivo llamado “mocion.docx” es de tipo DOCX. Puede usar cualquiera de los siguientes tipos de archivo con MiFILE:

• PDF
• DOC or DOCX (archivo de Microsoft Word)
• RTF
• TIFF
• TXT
• JPG
• PNG

Si su archivo no es de uno de estos tipos, tendrá que convertirlo antes de cargarlo a MiFILE. Una manera de hacer esto es convertirlo en un archivo PDF. Muchas computadoras tienen la opción de “Guardar como PDF”. Para obtener más información sobre cómo convertir en PDF, lea Cómo trabajar con archivos PDF. También puede imprimir el documento y escanearlo. Si el escáner crea uno de los tipos de archivo que se indicaron anteriormente, puede usarlos para MiFILE. 

No use fotos del teléfono o tableta, de ser posible

Muchos teléfonos inteligentes (smartphones) y tabletas toman fotos con tanto detalle que los archivos pueden ser un problema cuando en la corte intentan abrirlos. La mejor manera de asegurarse de que sus documentos se procesen sin demora es usar un archivo PDF en lugar de otros tipos de archivos de imagen.

Las aplicaciones de escaneo en su teléfono o tableta pueden usar la cámara para escanear documentos y crear archivos PDF. Algunos ejemplos son Adobe Scan, CamScanner y Genius Scan.  Muchos teléfonos y tabletas también tienen funciones de escaneo integradas. Para saber si su dispositivo tiene esta opción, busque en internet el nombre de su dispositivo y "escanear documentos" (por ejemplo, "iPhone escanear documentos" o "Android escanear documentos"). Ayuda Legal de Michigan no recomienda ningún software específico. Asegúrese de usar una aplicación de escaneo o la función de escaneo integrada, no la aplicación de cámara normal. Las aplicaciones de escaneo procesan la imagen para crear un PDF claro y legible. Las fotos normales pueden ser demasiado oscuras o borrosas.

Los escáneres físicos también pueden convertir documentos en papel a PDF. Muchas bibliotecas tienen escáneres que puede usar. También puede visitar nuestra página de Centros de Autoayuda para encontrar un centro de autoayuda legal cerca de usted. La mayoría de ellos tienen impresoras y escáneres disponibles para el público.

Si va a escanear un documento, asegúrese de que esté preparado para que el escaneo sea claro y legible:

• Si hay texto escrito a mano en el documento, asegúrese de que esté escrito con tinta oscura y que la letra sea legible.
• Intente mantener el papel en buen estado, sin que esté doblado o arrugado. Si su documento está arrugado y no puede obtener otra copia, intente alisarlo lo mejor posible antes de escanearlo.
• Si usa un teléfono o tableta, use una habitación bien iluminada y un fondo oscuro, como una mesa oscura. No use la función de zoom de la cámara. Acerque físicamente la cámara al documento.
• Mire el documento escaneado antes de enviarlo. Si no puede verlo con claridad, la persona a la que se lo envía tampoco podrá verlo. Si el documento está oscuro o borroso, intente escanearlo en otro lugar con diferente iluminación.

Si necesita usar una foto de un teléfono inteligente o tableta, la corte puede aceptar cualquiera de los tipos de imagen mencionados anteriormente, siempre que tengan un tamaño inferior a 25 MB. Sin embargo, puede haber retrasos en la aceptación de documentos si son fotos de teléfonos inteligentes o tabletas.

Márgenes y tamaño de la letra

Los documentos que prepare tienen que usar una letra de 12 puntos y ser de tamaño carta estándar, 8.5” x 11”. Cada página tiene que tener un margen de una pulgada en la parte superior e inferior, y un margen lateral de media pulgada. Estos estándares no se aplican a documentos que usted no preparó, como una transcripción de la corte o un documento adjunto, como un contrato de alquiler.

Se aceptan los formularios aprobados por SCAO, incluso si a veces tienen un tamaño de la letra y márgenes distintos. Los formularios aprobados por SCAO dicen “Approved, SCAO” (Aprobado, SCAO) al pie del formulario. La mayoría de los documentos creados con las herramientas Hágalo usted mismo de Ayuda Legal de Michigan son formularios aprobados por SCAO.

Las fotos u otros adjuntos de menor tamaño que 8.5” x 11” se pueden presentar en su tamaño original.

Los documentos preparados para el registro de escrituras tienen que tener un margen superior de 2.5”.

Cada documento tiene que ser un archivo separado

Tiene que cargar cada uno de sus documentos a MiFILE uno por uno. Por ejemplo, si está presentando un citatorio y demanda, cada uno de estos documentos debe cargarse en MiFILE como un archivo separado.

Hay una excepción a la regla de que cada documento debe cargarse de forma separada. En casos de actuaciones sumarias, la demanda y todos sus adjuntos, como el contrato de alquiler, se tienen que combinar en un solo archivo. Los casos de actuaciones sumarias son para recuperar propiedades. Por ejemplo, desalojos de unidades de alquiler (código de caso LT), desalojos después de una ejecución hipotecaria (código de caso LT) y desalojos en casos de contratos de suelo (código de caso SP).

Si tiene varios documentos combinados en un archivo, los tiene que separar antes de poder cargarlos en MiFILE. Una manera de hacer esto es imprimirlos como PDF y elegir solo las páginas de un documento por vez. Muchas computadoras tienen la opción de “Guardar como PDF”. Para obtener más información sobre cómo hacer esto, lea Cómo trabajar con archivos PDF (que se publicará próximamente). También puede imprimir el documento y escanearlo. Si el escáner crea uno de los tipos de archivo que se indicaron anteriormente, puede usarlos para MiFILE.

Póngale a cada archivo un nombre que tenga sentido para usted

Después de cargar cada documento a MiFILE, debe de etiquetarlos en MiFILE para decirle a la corte lo que son. Si sus documentos tienen títulos asignados automáticamente cuando los descargó o escaneó, puede no ser fácil identificarlos. Por ejemplo, si escaneó una citación, pero el escáner le asignó el título “img_050920.pdf”, puede cambiar el nombre a “citacion.pdf”. No cambie la extensión (las letras después del punto).

Abra su archivo por última vez para verificar que se pueda leer

Antes de tratar de cargar sus archivos, abra cada uno de ellos y verifique si los puede abrir y leer. Si escaneó cualquier documento, verifique que los orientó correctamente en el escáner. A veces los archivos también se corrompen cuando los convierte de un tipo a otro. En ese caso, el archivo no se podrá utilizar y la corte no podrá abrirlo y leerlo.

Si tiene un problema para abrir y leer sus documentos, imprima o escanee el archivo de vuelta para asegurar que se pueda utilizar. Si tiene que usar un escáner o necesita ayuda con cualquier otra parte de este proceso, vaya a un Centro de autoayuda cerca de usted. También puede comunicarse con la corte para averiguar si tiene escáneres disponibles para uso del público para poder hacer presentaciones electrónicas. Una biblioteca u otro centro comunitario cerca de usted también puede tener escáneres o computadoras disponibles para uso del público. También puede descargar una aplicación para escanear en su teléfono inteligente (smartphone).